Réunions en ligne

ICT

Choisissez si possible une connexion internet fixe par câble. Via wifi et 4G vous disposez d’un réseau moins stable, surtout si vous utilisez également d’autres apps ou si vous êtes sur le réseau avec plusieurs personnes en même temps. Testez au préalable votre connexion, la vidéo et le son.

Un espace ou vous pouvez travailler sans être dérangé. Tout bruit dérangeant peut perturber une réunion en ligne. (Pensez aux radios en arrière-plan, ou aux fenêtres ouvertes…).

Choisissez une source de lumière derrière la caméra de votre ordinateur.

Si vous mettez une vidéo, vous avez une meilleure impression de la réunion , notamment parce que vous pouvez également voir les réactions des autres participants. Cependant, il est plus important que l’on puisse bien vous entendre et vous comprendre. Pour cette raison, il est préférable d'utiliser un casque avec un microphone. Si vous ne parlez pas, il est préférable de couper le micro.

Désignez à l'avance le modérateur de la réunion en ligne. Le modérateur ne doit pas trop rentrer dans les détails de la discussion mais doit s'assurer que chacun a la possibilité de s'exprimer et de stimuler la dynamique de groupe. Il garde un œil sur le timing et vous fait savoir à temps quand vous devez faire une pause ou quand il ne reste que cinq minutes à la réunion.

Levez votre doigt virtuel si vous souhaitez prendre la parole. Le modérateur doit y prêter attention.

Le modérateur définira les attentes et directives précises avant la réunion. Il peut s'agir, par exemple, de demander la parole en levant le doigt virtuel.

Utilisez des outils de collaboration (par exemple, Google Docs, Trello...) pour prendre des notes ensemble en temps réel.

Comme tout le monde ne peut pas être présent à chaque réunion virtuelle, cette réunion peut être enregistrée. Avec l'accord des participants, cela peut être partagé par la suite. Certains outils (comme Microsoft Teams) offrent la possibilité de tout convertir en texte immédiatement. Toutefois, cette reconnaissance vocale fonctionne mieux lorsque la réunion est en anglais.

Limitez le nombre de réunions virtuels. Faites-vous un schéma dans lequel vous incluez des pauses.

Les rencontres en ligne ne doivent pas non plus être trop sérieuses. Le rire est bon pour l’esprit d’équipe et permet à chacun de rester motivé.

Par exemple, utilisez Mentimeter dans une réunion en ligne pour mener des sondages et des enquêtes. On peut aussi lancer un brainstorming avec cet outil. Un autre exemple est celui des salles de réunion dans Teams où les gens peuvent faire un brainstorming en ligne en petits groupes.