Onboarding

Le preboarding est le processus qui précède le premier jour de travail d'un employé. Cette période est cruciale pour le développement d'un lien de confiance avec l'employeur. L'importance du preboarding ne doit certainement pas être sous-estimée. Une étude réalisée par la société internationale de marketing Aberdeen montre qu'environ 81 % des employés restent à bord pendant plus d'un an si le processus d'intégration commence avant l'arrivée du collègue dans l'entreprise.

En fournissant des informations claires sur ce à quoi ils peuvent s'attendre au cours de leur début, les employés se sentent tout de suite à l'aise et évitent du stress inutile lors des premiers jours de travail. Il est également important de se concentrer sur de petites choses qui semblent sans importance mais qui peuvent contribuer à une première impression positive, comme mentionner la possibilité de se garer, les options de déjeuner, si le travail est entièrement numérique, etc. Une conversation téléphonique brève et spontanée quelques jours avant le départ peut vraiment faire des miracles.

L'onboarding n'est plus uniquement la responsabilité des RH : de plus en plus de managers sont directement impliqués dans le processus et participent activement au processus (partiellement virtuel) de recrutement et d'onboarding. Les candidats fondent encore souvent leur choix final sur le fait de sentir un déclic avec leur manager direct, ce qui continue de jouer un rôle important (également dans un contexte virtuel) auprès des nouveaux arrivants.

Si ces processus se déroulent au bureau, le seuil pour poser des questions et établir des contacts informels est abaissé. Ce n'est pas le cas si tout ou partie du processus se déroule de manière virtuelle. Par conséquent, au cours des premières semaines, prévoyez de courts moments de contrôle physique pour vérifier comment les choses se passent et offrir la possibilité de poser des questions.

Quant à la quantité de moments de contact, tous les employés ne souhaitent pas avoir un tête-à-tête avec leur supérieur tous les jours ou toutes les semaines. Osez poser la question, ils savent mieux que quiconque ce dont ils ont besoin en fin de compte.

Ce n'est plus un secret : la communication est et reste essentielle, d'autant plus dans un contexte (partiellement) virtuel où de nombreux signaux non verbaux peuvent se perdre et où les employés ne captent plus tout comme dans les conversations en face à face. Veillez à ce que l'équipe accueille l'employé de manière sympathique, virtuelle mais de préférence physique, et communiquez ouvertement sur les débuts du nouveau collègue. Après tout, il n'y a rien de plus frustrant que d'apprendre, lors de votre première semaine de travail, que vos collègues ne savaient même pas qu'un nouveau membre de l'équipe commençait.

De plus, fournissez des directives claires ou une infovidéo expliquant les outils de communication au sein de l'entreprise afin qu'ils sachent comment joindre leurs collègues en cas de questions. Il est également préférable de communiquer clairement sur vos attentes et le rôle de votre employé afin qu'il n'y ait pas de surprises.

Afin de stimuler de manière optimale le sentiment de bienvenue, de plus en plus d'entreprises élaborent un plan d'intégration ou de formation ou fournissent des conseils aux collègues directs sous la forme d'un mentor ou d'un buddy. Cela est certainement conseillé dans le cadre du travail renouvelé, afin de leur donner l'espace nécessaire pour établir différents points de contact au sein de l'entreprise. Faire participer les employés actuels au démarrage peut également être positif pour eux. En formant un nouveau collègue, on le sort aussi de sa routine quotidienne.

Rendre la culture d'entreprise palpable à la maison est une chose difficile à faire, mais la créativité et l'informalité peuvent constituer un premier pas important vers une bonne intégration dans l'équipe. Pensez à de courtes pauses café, à une réunion d'équipe au cours de laquelle ils se présentent, à un petit quiz avec des faits sur les collègues, etc. 

Tous ces conseils peuvent avoir un impact positif, mais là aussi, c'est le principe de "Get the basics right" qui prime. Veillez à ce que le nouveau collègue dispose du matériel ICT nécessaire et des bons accès pour commencer et que les formalités administratives soient en ordre. Le télétravail ne doit pas devenir une excuse pour remettre à plus tard les tâches administratives. Si un outil numérique n'est pas encore utilisé dans votre entreprise, faites remplir les documents par voie numérique ou combinez cette opération avec le moment où le matériel ICT est collecté.

Donnez-leur les principaux contacts et organisez de courtes réunions avec les différents départements pour faire connaissance. Veillez à ne pas noyer votre nouveau collègue dans les réunions numériques. Fixer son écran et interagir numériquement du matin au soir demande beaucoup d'énergie. Essayez de leur laisser régulièrement le temps de se documenter ou d'apprendre à travailler avec le logiciel de l'entreprise.

La chose la plus importante à prendre en compte est que ce processus d'onboarding est un processus flexible que vous pouvez ajuster en fonction des besoins du nouvel employé. Le fait de demander un feedback sur le processus et de demander activement l'avis des collègues ne peut que renforcer votre processus. Après tout, ils sont passés par là et savent mieux que quiconque où se trouvent les points à améliorer.

 Il n'y a pas que l'accueil des nouveaux collègues qui a changé depuis la nouvelle façon de travailler. Certaines organisations/entreprises indiquent également que l'équipe doit être réintégrée depuis la nouvelle méthode de travail. Cela peut se faire au moyen d'un examen rapide de l'équipe.