Les employeurs partagent ici leur expérience, leurs résultats et même leurs craintes à l'égard du télétravail.
Le changement culturel
Le télétravail est un choix… réversible !
Le télétravail n'est pas un droit acquis ou une obligation. Il relève du choix, tant côté employeur que travailleur. Autrement dit, l'employeur choisit s'il met en place une politique de télétravail structurel et le travailleur, même s'il rentre dans les conditions pour télétravailler, a le droit de refuser la proposition de l'employeur, sans préjudice et sans justification. L'avenant au contrat est conclu pour toute la durée du contrat de travail et peut être arrêté à la demande du travailleur ou de l'employeur, souvent moyennant une période de préavis.
Puisqu'il s'agit d'une nouvelle manière de travailler, une période d'adaptation de 6 mois a été définie au cours de laquelle il n'est pas possible d'interrompre ou mettre fin à l'avenant au contrat. Ceci permet d'éviter de tirer des conclusions trop hâtivement, tant dans le chef du travailleur que de l'employeur.
Préserver l’esprit d’équipe et la créativité
C'est un facteur clé pour une politique de télétravail saine. Les méthodes varient souvent d'un employeur à l'autre, puisque fortement liées à la culture de l'entreprise. L'essentiel est d'accompagner la cohésion et la collaboration, tant à distance qu'au bureau.
Aménager des espaces conviviaux et adaptés aux activités : les travailleurs doivent avoir envie de venir au bureau et d'échanger.
Pour conserver le contact entre les collègues, tous les travailleurs sont là le mercredi. Et, une fois par mois, une activité d'équipe est organisée après la journée de travail.
3 jours maximum de télétravail pour un temps plein sont autorisés. Il est difficile de définir un taux idéal de télétravail pour assurer un équilibre tant dans la vie que professionnelle. Il faut surtout veiller à un équilibre sain lié à cette nouvelle flexibilité, avec certaines limites auxquelles le manager doit être sensibilisé (mails tôt/tard, le weekend...).
Définir les accords et les limites
C'est l'entreprise qui définit le cadre dans lequel le télétravail structurel peut s'organiser : y-a-t-il des jours de présence obligatoire au bureau ? Y-a-t-il un nombre maximal de jours de télétravail ? Accepte-t-on un jour de télétravail fixe? Comment signifier une indisponibilité horaire ou communiquer son emploi du temps à ses collègues ? Y-a-t-il des plages de travail fixe ? Faut-il une certaine ancienneté pour prétendre au télétravail ?... Ici, ce sont toutes les questions pratiques liées au télétravail qui sont clarifiées. De nombreuses entreprises définissent un cadre général large (ce qu'on appelle les "basiques"). Ces "basiques" peuvent ensuite être affinés par la ligne hiérarchique directe afin d'avoir le fonctionnement le plus adapté à chaque équipe.
Une charte de télétravail peut être une belle manière pour décrire dans les grandes lignes la philosophie de la politique de télétravail.
Dès le départ, les travailleurs peuvent prétendre au télétravail. Cela fait simplement partie de la manière dont nous travaillons. Evidemment, le choix est propre à chacun et selon la rapidité d'apprentissage de la fonction.
Un cadre existe également pour du télétravail occasionnel : maximum 2 jours/mois sans avenant et sans indemnités complémentaires.
Les accords ne sont pas figés dans le temps : la politique de télétravail évolue avec l'entreprise. Au début, les agents devaient attendre une période d'essai avant de pouvoir prétendre au télétravail (3 mois ou 1 an selon le statut). Aujourd'hui, tout le monde peut télétravailler à partir d'1 mois après son arrivée.
Communiquer de manière transparente sur les motivations
Il y a de nombreuses raisons pour entamer une politique de télétravail. Un des points de départ souvent cité est la demande du travailleur ou du nouveau talent pour plus de flexibilité et moins de déplacements, en particulier pour les employeurs dont l'accessibilité est particulièrement sensible (congestion, parking, ...). Le tout est d'identifier clairement les 1 à 3 principales raisons pour mettre en place une politique de télétravail et de les communiquer clairement, en toute transparence.
Les économies possibles pour l'employeur par la mise en place du télétravail doivent être communiquées de manière transparente mais ne peuvent pas être la motivation principale, au risque de décrédibiliser l'initiative.
Les raisons principales pour la mise en place du télétravail chez GFK est l'équilibre vie privée et vie professionnelle afin de réduire le stress et l'absentéisme. Et ça marche : nous sommes fiers que, depuis 2 ans, aucun travailleur ne souffre de burn-out.
Le drive pour les employeurs est triple :
- people - les travailleurs s'en portent mieux
- profit - si les travailleurs se sentent bien, l'entreprise aussi
- planet - le télétravail contribue à une mobilité plus durable
Commencer par une enquête
Si l'employeur hésite sur le type de politique de télétravail à mettre en place, il peut être intéressant de commencer par une enquête auprès des travailleurs. Ainsi, on identifie plus clairement les attentes des managers et travailleurs mais également les retombées positives d'une politique de travail à distance. L'enquête est particulièrement pertinente au sein des employeurs de grande envergure, puisqu'elle a l'intérêt d'impliquer l'ensemble des collaborateurs et de chiffrer des arguments pour la direction.
Commencer par un projet-pilote
Souvent, le télétravail se déploie en plusieurs phases et peut commencer - en général dans les plus grandes structures - avec une équipe pilote qui teste et partage son expérience en matière de télétravail. Cela présente l'avantage de pouvoir ajuster certains éléments du cadre mais surtout de tester la fiabilité des outils à disposition et la pérennité du travail. Le pilote est de durée variable (de quelques semaines à quelques mois) et se réalise idéalement dans une équipe où le télétravail n'est pas encore "naturel".
Un projet pilote en 2008 permettait de tester les outils mais surtout de montrer que télétravailler, c'était possible. Le projet pilote durait quelques mois et était réalisé au sein d'une équipe volontaire mais diversifiée.
Avoir le soutien de la direction
C'est une condition nécessaire au succès : sans soutien de la direction, le télétravail ne pourra jamais vraiment décoller.
Walk the talk : lorsque la politique de flexibilité est accompagnée d'espaces de travail partagés, les managers participent au changement et soutiennent le message.
Profiter d'un moment de rupture
Le déménagement d'une entreprise, le réaménagement d'un bâtiment, la mise en musique de valeurs d'entreprise, … sont tant d'opportunités pour mettre en place une politique de télétravail.
Un déménagement, le réaménagement d'un bâtiment ou tout autre point de rupture est une belle opportunité pour mettre en place une politique de télétravail. A ce moment, la politique est souvent intégrée au concept plus large de 'nouveau monde du travail', où des valeurs comme flexibilité, autonomie, digitalisation, empowerment sont mises en avant.
La mise en place de la politique de télétravail et de flex-desk a été initiée par le réaménagement de notre bâtiment. L'occasion pour un nouveau départ, moderne et flexible.
Depuis le projet du déménagement du siège de l'entreprise, la direction soutient activement le projet de travail flexible et télétravail. Les problèmes d'accessibilité du futur bâtiment ainsi que le nombre de places de parking limitées sont une des craintes principales des travailleurs. Le télétravail peut ainsi directement répondre aux besoins des collaborateurs.
Echanger les expériences entre collègues et managers
Organiser des sessions d'intervision entre les managers afin de faciliter les échanges d'expérience facilite la mise en place du projet avec cohérence. La session est, par exemple, coordonnée par l'équipe HR et, au début, les sessions peuvent être régulières, par exemple, à raison d'une fois par mois.
Les entretiens de fonctionnement, d'évaluation et de définitions des objectifs sont des moments privilégiés pour discuter du programme de télétravail et clarifier certaines consignes.
Au début du projet, des échanges ou des formations étaient organisés dans le cadre des midis de la mobilité, sous l'impulsion notamment des ressources humaines. Au fur et à mesure, c'est devenu le rôle du chef d'équipe d'informer sur le sujet, avec le support des experts des ressources humaines.
Selon une enquête réalisée auprès des managers avant lancement du projet télétravail, un peu moins de 5% déclarent que le télétravail n'est pas envisageable dû à un besoin de contrôle. Une sensibilisation spécifique de ces managers a été proposée, notamment via l'émission de guidelines de management, de formation en "remote management" et en insistant sur un nombre de jours de télétravail flexible et limité par semaine.
Opter pour une approche par activités
Le télétravail n'est pas possible pour toutes les fonctions professionnelles. Cependant, certaines activités - parfois très occasionnelles - sont compatibles et ce, même pour des fonctions qui ne le sont a priori pas. Certaines entreprises optent pour cette approche par activités, d'autres recensent les fonctions exclues du télétravail. L'approche par activités présente l'avantage d'offrir plus de flexibilité, de confiance et de responsabilisation, souvent clés de voute pour une culture de télétravail.
Un ouvrier de production peut réaliser certaines activités très ponctuellement à domicile. Par exemple, pour un e-learning, l'apprentissage est souvent plus adapté à domicile que dans le bruit de l'usine.
Compiler avec un système de pointage
Le système de pointage est souvent vu comme un frein lors de la mise en place d'une politique de télétravail. Pas tant d'un point de vue technique mais d'un point de vue culturel : cela signifie qu'il est nécessaire de passer d'un système de contrôle strict du temps de travail à une gestion d'équipe par objectifs. Cette transition, souvent dans les grandes entreprises, s'accompagne donc souvent d'un changement culturel.
Lors de la mise en place du projet, les collaborateurs ont eu le choix : conserver le système de pointage ou travailler en flexibilité. Les nouveaux collaborateurs sont directement associés au système flexible. Au final, 10 ans après, moins de 7% des collaborateurs ont conservé le système de pointage.
Nous disposons d'un système de pointage électronique, via ordinateur. Une journée de télétravail est enregistrée comme un temps de travail particulier, plafonné à 7h36.