Accueil virtuel : trucs et astuces pour l’employeur

Accueillir un nouveau collaborateur est une étape importante pour son intégration dans l’entreprise. Ce n’est pas une tâche facile et ça l’est encore moins quand cet accueil doit entièrement se dérouler de manière virtuelle.

Voici quelques trucs et astuces pour réussir à accueillir vos nouveaux collaborateurs de façon efficace.


L’importance du pré-accueil

Cette étape se déroule avant le premier jour du nouveau collaborateur. Elle est cruciale pour établir un lien de confiance avec l’employeur et c’est pour cette raison qu’elle ne doit pas être sous-estimée. Une étude de l’international Aberdeen[1] explique d’ailleurs que près de 81% des employés restent plus d’un an dans leur entreprise quand le processus d’accueil a débuté avant leur entrée en service.

L’objectif du pré-accueil est d’informer le nouvel employé sur ce qu’on attend de lui lors de ses premiers jours dans l’entreprise. Cela permet de mettre à l’aise le nouvel employé et d’éviter le stress inutile.

Certains éléments peuvent sembler futiles mais sont importants pour donner une première impression positive à l’employé : le parking, les possibilités pour le lunch, s’il y a du télétravail prévu ou non,… Un court appel téléphonique quelques jours avant l’entrée en fonction de l’employé peut réellement être bénéfique.

L’implication du manager

L’accueil d’un nouvel employé n’est pas une mission réservée uniquement au département RH. De plus en plus de managers sont directement impliqués dans ce processus, ils participent même souvent activement au recrutement en lui-même ainsi qu’à l’accueil virtuel. Le feeling entre le manager et les employés est fondamental et continue de jouer un rôle important auprès des candidats et employés. Beaucoup de potentiels futurs employés acceptent un job en partie parce qu’ils ont eu un bon feeling avec le potentiel futur manager.

Un onboarding virtuel a aussi des points positifs. Généralement, le contact est plus rapidement informel et cela permet de poser plus facilement ses questions. Il ne faut donc pas hésiter à prévoir régulièrement des courts moments virtuels entre le manager et les employés au cours des premières semaines pour vérifier que tout se passe bien et pour leur permettre de poser leurs questions. Par contre, tous les employés ont leurs préférences concernant la récurrence de ces moments donc en tant que manager, n’hésitez pas à leur poser la question.

La communication est reste la clé

Ce n’est un secret pour personne, la communication est et sera toujours essentielle dans les relations humaines. Elle l’est d’autant plus aujourd’hui dans ce contexte presqu’entièrement virtuel. C’est pour cette raison que l’équipe du nouvel employé doit, elle aussi, s’investir dans l’accueil virtuel. En tant que manager, communiquer ouvertement et clairement sur les nouvelles entrées en fonction est toujours une bonne chose. En tant que nouvel arrivant, rien n’est plus frustrant que d’apprendre que les membres de votre nouvelle équipe ne sont même pas au courant de votre arrivée.

Il est également important d’expliquer au nouveau collaborateur comment il peut joindre ses collègues en cas de questions. N’hésitez pas non plus à communiquer clairement vos attentes et le rôle que vous attendez du nouveau collaborateur. Plus vous communiquez, plus les relations seront bonnes.

La culture de l’entreprise

De plus en plus d’entreprises créent un plan d’intégration ou de formation et prévoient un mentor ou un parrain pour chaque nouvelle personne intégrant l’entreprise. Cela permet au nouvel employé d’avoir différents points de contact au sein de l’entreprise auxquels se référer en cas de question. A l’heure où tout se fait presqu’exclusivement virtuellement en raison de la crise sanitaire, le parrain peut être un réel soutien de confiance pour le nouvel employé. En formant un nouveau collègue, ils sortent aussi de leur routine quotidienne, ce qui peut s’avérer positif pour eux aussi.

Donner un aperçu de la culture d’entreprise quand la règle d’or est le télétravail peut s’avérer difficile mais la créativité et le ton informel entre collègues sont un premier pas vers une intégration réussie au sein d’une équipe. Des courtes pauses café, une réunion d’équipe pendant laquelle le nouvel arrivant peut se présenter, un petit quiz avec des anecdotes sur les collègues,… sont des chouettes petits tips pour intégrer un nouveau collègue.


Get the basics right

Tous ces conseils ont un impact positif sur l’intégration d’un nouveau collègue mais n’oubliez pas le principe « get the basics right » qui est tout aussi important. Veillez à ce que le nouveau collègue dispose du matériel ICT nécessaire et des bons accès pour débuter et que son dossier RH soit en ordre. Le télétravail ne doit pas devenir une excuse pour reporter les tâches administratives. Si aucun outil numérique n'est encore utilisé dans votre entreprise, faites remplir les documents papier par voie numérique ou combinez cette opération avec le moment où le matériel ICT est récupéré.

Informez-les également des endroits où ils peuvent trouver du soutien. Fournissez-leur les principaux contacts et organisez de courtes réunions avec les différents services pour faire connaissance. Veillez à ne pas surcharger votre nouveau collègue de réunions virtuelles. Interagir par ordinateur du matin au soir est très énergivore. Essayez de leur accorder des pauses régulières pour qu'ils puissent se documenter sur le logiciel et apprendre à l'utiliser.

La chose la plus importante à prendre en compte est que ce processus d'accueil est un processus flexible que vous pouvez ajuster en fonction des besoins du nouvel employé. Le fait de demander un feed-back sur le processus et de solliciter activement l’implication des collègues ne peut que renforcer votre processus. Après tout, ils sont passés par là et savent mieux que quiconque ce dont les nouveaux employés ont besoin.

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