Matériel à disposition ? Indemnité de télétravail ?

Pas toujours évident de faire le point sur ce qu'il doit ou non être mis en place. Voici un tour d'horizon. Certaines options sont combinables. 

Mise à disposition d’une installation informatique par l’employeur

Si l'employeur met des outils à disposition de ses collaborateurs pour le télétravail (pc, connexion internet, GSM...), ces outils sont considérés comme des dépenses propres à l'employeur (exonérés d'ONSS et d'impôt), à condition qu'il puisse le prouver : d'une part, l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et d'autre part, l'indemnité a effectivement été consacrée à couvrir ces frais. 

Ces outils ne sont pas imposés dans le chef du travailleur s'ils sont exclusivement utilisés à des fins professionnelles. Si le travailleur utilise également le matériel pour des fins privées, le travailleur est imposé sur la partie relative à l'usage privé. C'est ce qu'on appelle un avantage de toute nature, dont le montant est déterminé soit selon un forfait, soit selon l'utilisation réelle, au choix. 

Forfait des avantages de toute nature en cas d'utilisation privée du matériel informatique mis à disposition :

Type de matériel informatique
Exemple
Ordinateur portable ou pc 72€/an
Tablette 36€/an
Connexion internet 60€/an
GSM ou smartphone 36€/mois
Abonnement de téléphone mobile 48€/an
Abonnement de données mobiles 60€/an
Abonnement de téléphone fixe 48€/an

Source - Arrêté royal du 2 novembre 2017 modifiant la CIR  92

Bon à savoir

Aucun avantage de toute nature ne sera dû en cas d'utilisation exclusivement professionnelle du matériel mis à disposition. En pratique, l'employeur se doit de prendre tout de même quelques dispositions afin de s'en assurer : 

  • l'utilisation privée par le travailleur est formellement interdite sur base de dispositions écrites 
  • le travailleur s'engage par écrit à respecter cette interdiction d'utilisation privée 
  • l'employeur prend les dispositions techniques utile (par exemple, un pare-feu) pour limiter au maximum l'usage privé du matériel fourni
Que se passe-t-il si le  travailleur utilise plusieurs outils à des fins privées ? 

Dans ce cas, chaque outil mis à disposition gratuitement par l'employeur sera considéré comme un avantage de toute nature. La valeur de l'ATN de chaque outil est donc additionnée. Par exemple, si le travailleur utilise un ordinateur portable, un smartphone avec abonnement téléphonique et données mobiles, 4 ATN devront être calculés : 72€ + 36€ + 48€ + 60€ = 216€/an.

Bon à savoir

L’arrêté royal du 2 novembre 2017 revoit à la baisse les ATN en matière d’avantage de toute nature résultant de l’utilisation privée de PC, tablette, connexion internet ou téléphone portable mis gratuitement à disposition. Ainsi, par exemple, le forfait pour l’utilisation privée d’un pc mis à disposition est passé de 150€ à désormais 72€/an, celui d’un smartphone passe de 150€/an à 144€/an (téléphone, abonnement et données mobiles). Les nouveaux montants sont valables à partir du 01.01.2018. 

Intervention de l'employeur pour l'utilisation d'un PC et/ou internet privés 

L'employeur peut intervenir dans les frais liés à l'utilisation d'un PC et/ou abonnement internet privé. Cette intervention sera considérée comme une dépense propre à l'employeur à condition qu'il puisse le prouver. 

Pour des raisons pratiques, une intervention forfaitaire de maximum 20 EUR par mois pour l'internet et 20 EUR par mois pour l'utilisation d'un PC privé est acceptée dès que le matériel est utilisé pour le télétravail, sans autre justificatif particulier par l'administration fiscale. 

Si l'indemnité est supérieure à 20 EUR par mois, l'employeur devra apporter la double-preuve. Dans le cas contraire, la quotité de l'indemnité qui dépasse 20 EUR est soumise au précompte professionnel et est mentionnée sur la fiche de rémunération du travailleur. 

Source : circulaire 241/616.975

Remarques : 

  • les forfaits sont acceptés pour le télétravail régulier. Si l'employeur souhaite rembourser les frais internet par exemple, dans le cas du télétravail occasionnel, l'employeur devra pouvoir justifier les frais selon les règles relatives aux dépenses propres à l'employeur 
  • les forfaits sont également uniquement valables si l'employeur n'intervient pas déjà d'une autre manière dans les frais de PC et de connexion internet du travailleur. 
Bon à savoir

L’indemnité de 10% (ou le forfait de 124,25€/mois) est cumulable avec les forfaits 20€/internet privé et 20€/pc portable privé à condition que l’employeur prouve

  • qu'il ne rembourse pas ces frais d'une autre manière ou qu’ils ne sont pas déjà pris en compte dans les frais de bureau
  • que les frais sont à sa charge
  • que les frais sont réellement exposés

Intervention de l'employeur dans les autres frais privés

À côté de l'intervention pour le PC et/ou internet privé, l'employeur peut également donner une indemnité pour les (autres) frais spécifiques liés au télétravail à domicile, comme le chauffage, l'électricité, du petit matériel de bureau... C'est ce qu'on appelle l'indemnité de bureau.

Pour les télétravailleurs, 10% de la rémunération brute est considérée comme raisonnable par l'administration fiscale et sociale. Le salaire brut est ici évidemment limité à la partie du salaire relatif au télétravail. 

Une variante possible aux 10% : une indemnité forfaitaire de 124,45 €/mois peut aussi être octroyée aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d'un endroit de travail chez leur employeur, le forfait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de leur fonction qu'ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur. 

Source: Social Security Belgium

Mais dans la pratique ?

Chaque organisation intègre le cadre règlementaire en matière de matériel mis à disposition au travailleur et/ou d'indemnités complémentaires à sa propre manière. Il n'y a donc pas de bonnes ou de mauvaises pratiques. L'important est de les définir clairement et de manière concertée. 

Secteur associatif
Secteur associatif

Le télétravailleur régulier reçoit un forfait de 5€/mois en plus du hardware et software nécessaire à son travail, y compris émetteur 4G.

PME, GFK
PME, GFK

Aucune indemnité supplémentaire n'est octroyée au collaborateur. Nous voyons le télétravail comme un avantage direct pour le travailleur.

Institut Vias
Institut Vias

En plus du hardware, une indemnité forfaitaire de 35€/mois est octroyée pour intervenir dans les frais de connexion pour un temps plein qui réalise 1 ou 2 jours de télétravail par semaine. L'indemnité est variable selon le régime de travail et donc les prestations de télétravail.

Secteur public
Secteur public

En plus du hardware, le télétravailleur régulier reçoit un forfait de 1€/mois, peu importe la fréquence du travail à domicile. C'est symbolique : l'équilibre vie-privée professionnelle et le temps gagné sur le trajet domicile-travail est ici valorisé à son maximum.

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